Upravljanje obsega projekta: Vadnica za PMP

Postopki upravljanja obsega določajo, kakšno delo je treba opraviti, in zagotavljajo, da projekt vključuje samo tisto delo za dokončanje projekta.

Zakaj menedžerji potrebujejo upravljanje projektnega obsega

Brez določitve obsega projekta ni mogoče oceniti časa ali stroškov, ki jih bo trajal projekt
Upravljanje obsega gradi nadzorne procese za obravnavo elementov, ki lahko spremenijo projekt v življenjskem ciklu projekta
Pomaga pri izogibanju izzivom, s katerimi bi se projekt lahko srečal z vsakim naraščajočim obsegom in neposlušnim seznamom zahtev.

Ta stopnja vključuje tako

Upravljanje obsega projekta
Upravljanje obsega izdelka

Proces upravljanja obsega projekta vključuje naslednje dejavnosti.

Proces	Projektna skupina	Ključni rezultati
Načrt upravljanja obsega	Načrtovanje
Zberite zahteve	Načrtovanje	Zahtevan dokument
Določite obseg	Načrtovanje	Izjava o obsegu projekta
Ustvari WBS	Načrtovanje	Imenik WBS, WBS
Potrdite obseg	Spremljanje in nadzor	Rezultati sprejema
Obseg nadzora	Spremljanje in nadzor	Spremeni zahtevo

Vse te postopke bomo videli spodaj:

Načrt upravljanja obsega

Načrt upravljanja obsega bo določil, kako bo področje uporabe opredeljeno, potrjeno in nadzorovano.

Primarni vhodi	Orodja in tehnike	Primarni izhodi
Predhodna izjava o obsegu projekta
Listina projekta	Sestanki	Načrti upravljanja zahtev
Načrt vodenja projektov	Strokovni prispevek	Načrti upravljanja obsega
Dejavniki okolja v podjetju
Sredstva organizacijskega procesa

Zberite zahteve

Med tem postopkom vodje uporabljajo različne tehnike in orodja za zbiranje projektnih zahtev od zainteresiranih strani. Ta stopnja je zelo pomembna in če bo natančno izvedena, bo verjetnost napak med projektom minimalna.

Primarni vhodi	Orodja in tehnike	Primarni izhodi
Listina projekta	Intervjuji	Dokumentacija o zahtevah
Register deležnikov	Fokusne skupine	Načrt upravljanja zahtev
	Skupinske tehnike ustvarjalnosti	Matrika sledljivosti zahtev
	Olajšane delavnice
	ankete in vprašalniki
	Prototipi
	Opažanja
	Skupinske tehnike odločanja

Postopek določanja obsega

Ta postopek jasno nakazuje, kako naj bi projekt napredoval in česa ne more. Med tem postopkom je zagotovljeno, da projekt ostane na poti s pregledom spremne dokumentacije. V dobljenem obsegu bodo nato omenjene zahteve in pričakovanja zainteresiranih strani.

Primarni vhodi	Orodja in tehnike	Primarni izhodi
Listina projekta	Strokovna sodba	Izjava o obsegu projekta
Dokumentacija o zahtevah	Analiza izdelka	Posodobitve projektnega dokumenta
Sredstva organizacijskega procesa	Alternativna identifikacija
	Olajšane delavnice

Ustvarjanje WBS (Struktura razčlenitve dela)

WBS omogoča vodji projekta in njegovi ekipi, da razčleni projektne rezultate na visoki ravni v manjše, obvladljive enote dela, imenovane delovni paketi.

Primarni vhodi	Orodja in tehnike	Primarni izhodi
Izjava o obsegu projekta	Razgradnja	WBS
Dokumentacija o zahtevah		Slovar WBS
Sredstva organizacijskega procesa		Področje uporabe
		Posodobitve projektnega dokumenta

Potrdite obseg

Postopek preverjanja obsega vključuje sprejemanje strank. Takrat naročnik formalno sprejme vse rezultate projekta. Na koncu vsake faze se zgodi ta postopek. Med tem postopkom stranka poda povratne informacije o opravljenem delu.

Primarni vhodi	Orodja in tehnike	Primarni izhodi
Izjava o obsegu projekta	Inšpekcijski pregled	Rezultati sprejema
Načrt vodenja projektov		Spremeni zahtevo
Matrica sledljivosti zahtev		Posodobitve projektnega dokumenta
Preverjeni rezultati

Nadzor obsega

Ta postopek ali faza vključuje spremljanje stanja projekta in upravljanje sprememb obsega. Poleg tega vključuje tudi oceno dodatnih zahtev s strani kupca ali proaktivno spregledovanje obsega projekta.

Primarni vhodi	Orodja in tehnike	Primarni izhodi
Načrt vodenja projektov	Analiza variance	Meritve delovne uspešnosti
Dokumentacija o zahtevah		Zahteve za spremembo
Matrika sledljivosti zahtev
Sredstva organizacijskega procesa
Informacije o delovni uspešnosti		Posodobitve projektnega dokumenta

Ključne točke, ki si jih je treba zapomniti pri upravljanju s področjem uporabe

Da bi se izognili prekoračitvi stroškov in spodrsljajem po urniku, mora biti obseg popoln in natančen.
Obseg mora biti jasno opredeljen, da se prepreči nepotrebno delo in zmeda
Dokument o obsegu je treba deliti z vsemi zainteresiranimi stranmi, da se preprečijo napake pri zasnovi in zahtevah
Dobra praksa upravljanja s področjem uporabe je, da mora dokument o obsegu ostati nespremenjen v času trajanja projekta

Povzetek :

Upravljanje obsega se uporablja za določanje načina upravljanja preostalih postopkov načrtovanja obsega.

Ključni vidik te faze