Na voljo so različne standardne vrste korespondence, kot so tiskanje računov, izpisek računa itd. Ustvarite lahko tudi vrste korespondence po meri.
Korespondence je mogoče ustvariti v času obdelave določenih poslovnih transakcij ali kasneje za že ustvarjena knjiženja transakcij.
Dopis lahko kupcu / prodajalcu pošljete v različnih oblikah, kot sta e-pošta in faks. Korespondenca so v bistvu pisma itd., Ki jih SAP pošlje prodajalcu / kupcu itd.
Korespondenca se lahko ustvari individualno ali skupno, ad hoc ali prek avtomatiziranega serijskega posla.
V tej vadnici boste izvedeli-
- Vrste korespondence
- Dopisne konfiguracije
- Ustvarjanje korespondence
- Dopisovanje tiskanje
- Dopisovanje po e-pošti
Vrste korespondence
Sledi primer različnih standardnih vrst korespondence, ki jih je mogoče kopirati, da ustvarite poseben obrazec po meri, program itd.
| Vrsta dopisovanja | Opis dopisovanja | Program za tiskanje | Zahtevani podatki | Vzorec standardnega obrazca SAP Script |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Obvestila o plačilu | RFKORD00 | Številka dokumenta | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Izpiski na računu | RFKORD10 | Številka in datum računa | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Izpisi o menicah | RFKORD20 | Številka dokumenta | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Interni dokumenti | RFKORD30 | Številka dokumenta | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Posamezne črke | RFKORD40 | Številka računa | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Izvlečki dokumentov | RFKORD50 | Številka dokumenta | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Izjave strank | RFKORD11 | Številka in datum stranke | F140_CUS_STAT_01 |
Dopisne konfiguracije
Konfiguracijo korespondence v SAP lahko izvedete v spodnjih korakih
Korak 1) Določite vrsto korespondence
Pot: - SPRO> Finančno računovodstvo (novo)> Terjatve in računi> Računi strank> Postavke> Korespondenca> Nastavi in preveri nastavitve korespondence> Določi vrste korespondence
Koda transakcije: - OB77
Tu so na voljo različne vrste korespondence SAP. Ustvarite lahko tudi svoje vrste korespondence po meri. Določite lahko, kateri podatki so potrebni za ustvarjanje korespondence, npr. Za izpisek računa lahko določite, da je za izpisek potreben glavni naročnik / prodajalec. Določite lahko tudi parametre datuma in besedilo, ki se prikaže za izbiro datuma.
2. korak) Program dodelite dopisni vrsti
Pot: -SPRO> Finančno računovodstvo (novo)> Terjatve in računi> Računi strank> Postavke v vrstici> Korespondenca> Nastavi in preveri nastavitve za korespondenco> Dodelitev programov za vrste korespondence
Koda transakcije: - OB78
Tukaj morate povezati program generatorja korespondence s tipom korespondence. Za različne kode podjetij lahko določite tudi različne programe. (Tu lahko določite tudi privzeto različico za izvajanje programa. Takšno različico lahko ustvarite iz transakcije SE38 / SA38 za program.)
Ustvarite lahko tudi lasten program po meri kot kopijo standardnega programa in lahko naredite ustrezne spremembe, ki ustrezajo specifičnim potrebam vaše stranke.
Korak 3) Določite klicne funkcije za vrsto korespondence
Pot: -SPRO> Finančno računovodstvo (novo)> Terjatve in računi> Računi strank> Postavke> Korespondenca> Nastavi in preveri nastavitve za korespondenco> Določi klicne funkcije
Koda transakcije: - OB79
Tu morate določiti, kdaj lahko ustvarite določeno vrsto korespondence. Za različne kode podjetij lahko določite tudi drugačno nastavitev. Na voljo so različne možnosti: -
- V času vnosa dokumenta (npr. FB50, FB60 itd.)
- V času knjiženja plačil (npr. F-28, F-26 itd.)
- V času prikaza ali spremembe dokumenta (npr. FB02, FB03 itd.)
- V času prikaza računa (npr. FBL1N, FBL5N itd.)
4. korak) Dopisnemu obrazcu dodelite program za dopisovanje
Pot: -SPRO> Finančno računovodstvo (novo)> Terjatve in računi> Računi strank> Korespondenca postavk vrstice> Nastavi in preveri nastavitve za korespondenco> Določi imena obrazcev za tiskanje korespondence
Koda transakcije: - OB96
Tu morate določiti, katero definicijo obrazcev bo uporabil program za tiskanje korespondence. Za različne kode podjetij lahko določite tudi drugačno nastavitev. (Obrazec SAP Script je definiran s transakcijo SE71 , kjer so različni podatki razporejeni v izhodni obliki za obdelavo. Ta obrazec SAP Script določa postavitev v izhodu.)
Uporabite lahko tudi dvomestne ID-je obrazcev, s katerimi lahko v isti kodi podjetja pokličete različne obrazce za različne ID-je obrazcev.
Ta ID obrazca lahko podate na izbirnem zaslonu programa za tiskanje, ki ustvarja korespondenco. Za vrsto dopisovanja lahko hkrati izberete samo en ID obrazca. Ustvarite lahko več vrst korespondence in sprožite različne ID-je obrazcev.
5. korak) Določite podrobnosti pošiljatelja za korespondenco
Pot: -SPRO> Finančno računovodstvo (novo)> Terjatve in računi> Računi strank> Postavke> Korespondenca> Nastavi in preveri nastavitve za korespondenco> Določite podrobnosti pošiljatelja za obrazec za korespondenco
Koda transakcije: - OBB1
Tu lahko povežete podrobnosti za glavo, nogo, podpis in pošiljatelja. To besedilo je določeno z uporabo transakcije SO10 z ID-jem besedila, kot je zgoraj povezano (npr. ADRS). Za različne kode podjetij lahko določite tudi drugačno nastavitev. (Določite lahko tudi dvomestno različico pošiljatelja, ki jo lahko dodelite izbirnim parametrom programa za tiskanje. To bo omogočilo različne podatke o pošiljatelju znotraj iste kode podjetja.)
6. korak) Določite različice razvrščanja za korespondenco
Pot: -SPRO> Finančno računovodstvo (novo)> Terjatve in računi> Računi strank> Elementi vrstice> Korespondenca> Nastavi in preveri nastavitve korespondence> Določi različice razvrščanja za korespondenco
Transakcijska koda: - O7S4
Tu lahko določite, v katerem vrstnem redu bodo ustvarjena dopisna pisma. Na primer, če generirate izpisek računa za več prodajalcev, bodo ponudniki razvrščeni v tem vrstnem redu in nato bo pismo ustvarjeno. To različico razvrščanja lahko podate na izbirnem zaslonu programa za tiskanje, ki ustvarja korespondenco.
7. korak) Določite različice razvrščanja za vrstice v korespondenci
Pot: -SPRO> Finančno računovodstvo (novo)> Terjatve in računi> Računi strank> Elementi vrstice> Korespondenca> Nastavi in preveri nastavitve za korespondenco> Določi različice razvrščanja za elemente vrstice
Transakcijska koda: - O7S6
Tu lahko določite, v katerem vrstnem redu bodo različne vrstice prikazane v dopisnih črkah. Na primer, če ima izpisek računa prodajalca več računov, bodo računi razvrščeni v tem vrstnem redu in nato bo pismo ustvarjeno.
To različico razvrščanja lahko podate na izbirnem zaslonu programa za tiskanje, ki ustvarja korespondenco.
Ustvarjanje korespondence
Kot je bilo prikazano prej, tudi med konfiguriranjem vpoklicne točke, lahko korespondenco ustvarimo ob spodnji točki: -
- V času vnosa dokumenta (npr. FB50, FB60 itd.)
- V času knjiženja plačil (npr. F-28, F-26 itd.)
- V času prikaza ali spremembe dokumenta (npr. FB02, FB03 itd.)
- V času prikaza računa (npr. FBL1N, FBL5N itd.)
Korespondenca se lahko ustvari za določen dokument ali za račun prodajalca / kupca. Naslednji diapozitivi bodo pojasnili nastajanje korespondence na različne načine in njeno tiskanje.
Ustvarjanje korespondence (metoda A): -
Korespondenca se lahko ustvari med ustvarjanjem, spreminjanjem ali prikazom dokumenta.
Za to pojdite na Okolje> Korespondenca in izberite ustrezno vrsto korespondence, npr. Glejte spodnji zaslon pri ustvarjanju računa za stranke FB70 : -
Podobno lahko ustvarite korespondenco iz prikaza dokumenta / spremembe iz transakcije, na primer v FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N itd.
Ustvarjanje korespondence (metoda B)
Za obstoječe računovodske dokumente lahko uporabite transakcijsko kodo FB12 .
Po vnosu kode podjetja bo vprašal vrsto korespondence. Izberite vrsto dopisovanja in vas bo pozval, da vnesete številko dokumenta / št. itd. glede na nastavitev vrste dopisovanja. Po tem se zahteva korespondenca.
Ustvarjanje korespondence (metoda C)
Iz transakcije F.27 lahko ustvarite korespondenco (izpisek računa) za prodajalce / kupce.
Tukaj "Kazalnik v glavnem zapisu" se mora navedena vrednost ujemati z vrednostjo, navedeno v glavnih podatkih kupca / prodajalca> Koda podjetja> Korespondenca.
Če izberete potrditveno polje »Posamezna zahteva«, če ima isti prodajalec / kupec vrstice v več kodah podjetij, bo za vsako kodo podjetja ustvarjen ločen stavek.
Dopisovanje tiskanje
Dopisovanje (metoda A): -
Za tiskanje ustrezne vrste korespondence, ki je že bila ustvarjena, uporabite kodo transakcije F.61 . Po izvedbi bo preprosto natisnil korespondenco (če je e-pošta / faks itd. Konfigurirana, bo izhod ustvarjen v tej obliki)
Dopisovanje (metoda B): -
Iz transakcije F.64 lahko vidite ustvarjeno dopisno pismo (Spool) in ga lahko natisnete. (Razlika od F.61 je v tem, da lahko v F.64 opravite tudi druge operacije (na primer brisanje, predogled tiskanja itd.) Za že ustvarjeno zahtevo za dopisovanje.)
Ustvarjeni preskus je mogoče videti in natisniti iz transakcije SP02 ali sistema> Zahteva lastnega zvitka .
Dopisovanje po e-pošti
E-poštni naslov ohranite v nastavitvi v glavnem meniju kupec / prodajalec> Splošni podatki> Zavihek naslova> Komunikacija in izberite način komunikacije kot e-pošto.
E-poštni ID hranite tudi v glavnem meniju stranke / prodajalca> Podatki o kodi podjetja> Zavihek Dopisovanje.
Potem se bo korespondenca za to stranko / prodajalca generirala v e-poštni obliki namesto v izpisu (ob upoštevanju nastavitve izstopa uporabnika, ki je bila določena za način komunikacije v izhodu uporabnika, podanem na naslednjem diapozitivu.)
(Opomba: Podobno lahko nastavite izhod faksa tako, da izberete standardno komunikacijo kot FAX in ohranite številko faksa.)
Ta članek prispeva Manisha Singh