Kaj je SAP?
SAP pomeni sistemske aplikacije in izdelki v obdelavi podatkov. SAP je po definiciji tudi ime programske opreme ERP (Enterprise Resource Planning) in tudi ime podjetja. SAP Software je evropska multinacionalka, ki so jo leta 1972 ustanovili Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner in Tschira. Razvijajo programske rešitve za upravljanje poslovanja in odnosov s strankami.
Sistem SAP je sestavljen iz številnih popolnoma integriranih modulov, ki pokrivajo skoraj vse vidike poslovnega upravljanja.
SAP je na prvem mestu na trgu ERP. Od leta 2010 ima SAP več kot 140.000 instalacij po vsem svetu, več kot 25 industrijskih poslovnih rešitev in več kot 75.000 kupcev v 120 državah
Drugi konkurenčni izdelki programske opreme SAP na trgu so Oracle, Microsoft Dynamics itd.
Kaj je SAP ERP? Zakaj je obvezno?
Naslednji video bo razložil potrebo po ERP programski opremi, kot je SAP, v podjetju
Kliknite tukaj, če video ni dostopen
Zelo temeljno vprašanje za začetnike je, zakaj je potrebno načrtovanje virov v podjetju, imenovano tudi ERP? Da bi odgovorili na to, preučimo ta tipični poslovni scenarij.
Recimo, da se stranka obrne na prodajno skupino in prosi za določen izdelek. Prodajna skupina se obrne na oddelek za zaloge, da preveri razpoložljivost izdelka. Na njihovo presenečenje je prodajna ekipa ugotovila, da izdelka ni na zalogi. Torej naslednjič, ko se to ne zgodi, morajo uvesti orodje SAP ERP.
Preden bomo dejansko podrobno videli, kaj je ERP in kako lahko ERP pomaga pri vašem poslovnem procesu, bomo razumeli, kako so različni oddelki vključeni v celoten poslovni proces, vse od naročanja surovin - do izdelave blaga - do dostave končnega izdelkov stranki.
Tu je celoten postopek, ki mu sledi katera koli poslovna enota.
- Naročnik stopi v stik s prodajno ekipo, da preveri razpoložljivost izdelka
- Prodajna skupina se obrne na oddelek za zaloge in preveri, ali je izdelek na voljo
- V primeru, da izdelka ni na zalogi, se prodajna skupina obrne na oddelek za načrtovanje proizvodnje za izdelavo izdelka
- Skupina za načrtovanje proizvodnje pri oddelku za zaloge preveri razpoložljivost surovin
- Če surovin ni na voljo z zalogo, skupina za načrtovanje proizvodnje surovino kupi pri prodajalcih
- Nato načrtovanje proizvodnje surovine posreduje v prodajalno za dejansko proizvodnjo
- Ko je ekipa pripravljena za prodajo, blago pošlje prodajni skupini
- Prodajna skupina, ki jo nato dostavi stranki
- Prodajna skupina posodablja finančna sredstva s prihodki, ustvarjenimi s prodajo izdelka. Skupina za načrtovanje proizvodnje posodablja finančna sredstva s plačili različnim prodajalcem surovin.
- Vsi oddelki se obrnejo na kadrovsko službo za katero koli vprašanje, povezano s človeškimi viri.
To je tipičen poslovni postopek za vsako proizvodno podjetje. Nekateri ključni sklepi, ki bi jih lahko izpeljali iz scenarija, bi bili.
- Ima veliko oddelkov ali poslovnih enot
- Ti oddelki ali poslovne enote nenehno komunicirajo in si izmenjujejo podatke
- Uspeh katere koli organizacije je v učinkoviti komunikaciji in izmenjavi podatkov znotraj teh oddelkov, pa tudi s povezanimi tretjimi osebami, kot so prodajalci, zunanji izvajalci in stranke.
Glede na način upravljanja komunikacije in izmenjave podatkov. Podjetniške sisteme lahko na splošno uvrstimo med
1) Decentraliziran sistem
2) Centralizirani sistem, ki se imenuje tudi ERP.
Decentraliziran sistem
Poglejmo najprej decentralizirani sistem, v podjetju z decentraliziranim sistemom za upravljanje podatkov. Obstajata dve glavni težavi -
- Podatki se hranijo lokalno na posameznih oddelkih
- Oddelki nimajo dostopa do informacij ali podatkov drugih oddelkov
Če želite prepoznati težave, ki se pojavijo zaradi decentraliziranega sistema upravljanja podjetij, si oglejte isti poslovni proces znova. Kupec se obrne na prodajno ekipo za izdelek, vendar tokrat izdelek nujno potrebuje.
Ker gre za decentraliziran postopek, prodajna skupina nima dostopa do informacij v realnem času do razpoložljivosti izdelka . Zato se obrnejo na oddelek za inventar, da preverijo razpoložljivost izdelka. Ta postopek zahteva čas, stranka pa izbere drugega prodajalca, kar vodi do izgube prihodka in nezadovoljstva kupcev.
Predpostavimo, da izdelka ni na zalogi, prodajna skupina pa se obrne na skupino za načrtovanje proizvodnje, da izdela izdelek za prihodnjo uporabo. Skupina za načrtovanje proizvodnje preveri razpoložljivost potrebnih surovin.
V decentraliziranem sistemu informacije o surovinah ločeno shranjujejo načrtovanje proizvodnje in oddelek zaloge. Tako se stroški vzdrževanja podatkov (v tem primeru surovin) povečajo.
Informacije o surovinah so na voljo v dveh različnih oddelkih Inventar in Načrtovanje proizvodnje. Ko prodajna skupina preveri določeno surovino, potrebno za izdelavo izdelka, pokaže, da je surovina na voljo po zalogi, vendar v skladu z bazo podatkov skupine za načrtovanje proizvodnje surovin ni na zalogi.
Torej nadaljujejo in kupujejo surovine. Tako se tako material kot stroški zalog povečujejo.
Ko je surovina na voljo, oddelek za prodajalne nenadoma ugotovi, da jim primanjkuje delavcev. Približujejo se predstavnikom kadrov, ki najemajo začasne uslužbence po višjih tržnih stopnjah. Tako se stroški dela povečajo.
Oddelek za načrtovanje proizvodnje finančnega oddelka ne posodablja o materialih, ki so jih kupili. Finančni oddelek privzeto izplača rok plačila, ki ga določi prodajalec, kar povzroči izgubo ugleda podjetja in celo poziva k morebitni sodni tožbi.
To je le nekaj težav z decentraliziranimi sistemi.
Nekatere večje težave z decentraliziranim sistemom so -
- Številni različni informacijski sistemi, ki so bili sčasoma ustvarjeni individualno in jih je težko vzdrževati
- Vključevanje podatkov zahteva veliko časa in denarja
- Nedoslednosti in podvajanje podatkov
- Pomanjkanje pravočasnih informacij vodi do nezadovoljstva strank, izgube prihodka in ugleda
- Visoke zaloge, material in stroški človeških virov.
To je nekaj glavnih pomanjkljivosti, za katere potrebujemo rešitev. No, rešitev je v centraliziranih sistemih, tj. ERP.
Centraliziran sistem
V podjetju s centraliziranim sistemom za upravljanje informacij in podatkov.
1) Podatki se hranijo na osrednji lokaciji in se delijo z različnimi oddelki
2) Oddelki imajo dostop do informacij ali podatkov iz drugih oddelkov
Ponovno si oglejmo isti poslovni proces, da bomo razumeli, kako centraliziran sistem podjetij pomaga premagovati težave, ki jih predstavlja decentraliziran sistem podjetij.
V tem primeru vsi oddelki posodobijo centralni informacijski sistem.
- Ko se kupec obrne na prodajno ekipo, da nujno kupi izdelek. Prodajna skupina ima v realnem času dostop do informacij do izdelkov v zalogi, ki jih oddelek za zaloge posodablja v centraliziranem sistemu
- Prodajna skupina se na zahteve strank odzove pravočasno, kar vodi do povečanih prihodkov in zadovoljstva strank.
- V primeru, da je potrebna proizvodnja, prodajna skupina posodobi centralizirano bazo podatkov, tako da je ves oddelek obveščen o stanju izdelka.
- Centralizirana baza podatkov samodejno posodablja oddelek za načrtovanje proizvodnje za potrebe. Skupina za načrtovanje proizvodnje preverja razpoložljivost potrebnih surovin prek centralne zbirke podatkov, ki jo posodablja oddelek za inventar.
- Tako se izognemo podvajanju podatkov, na voljo pa so tudi natančni podatki. Skupina Shop Floor redno posodablja svoje stanje moči v centralni bazi podatkov, do katere lahko dostopa kadrovska služba.
- V primeru pomanjkanja delovne sile kadrovska ekipa začne postopek zaposlovanja s precej časa, da najame primernega kandidata po tržni ceni. Tako se stroški dela znižujejo.
- Medtem ko lahko prodajalci svoje račune neposredno oddajo centralnemu podjetniškemu sistemu, do katerega lahko dostopa finančni oddelek. Tako se plačila izvedejo pravočasno in se izognejo morebitnim sodnim postopkom
- Programska oprema SAP je vrsta centraliziranega sistema. SAP sistemi so najpogosteje uporabljeni v programski opremi ERP.
Ključne prednosti centraliziranega sistema so:
- Odpravlja podvajanje, prekinitev in odvečnost podatkov
- V realnem času zagotavlja informacije med oddelki.
- Podjetje SAP zagotavlja nadzor nad različnimi poslovnimi procesi
- Poveča produktivnost, boljše upravljanje zalog, spodbuja kakovost, nižje stroške materiala, učinkovito upravljanje s človeškimi viri, zmanjšani režijski stroški povečajo dobiček
- Boljša interakcija s strankami in večja pretočnost. Izboljša tudi storitve za stranke
- Zato je potreben centraliziran sistem vodenja podjetja.
- SAP Software je centraliziran sistem za upravljanje podjetij, znan tudi kot Enterprise Resource Planning.
- Okrajšava SAP je Sistemske aplikacije in izdelki v obdelavi podatkov.